Projekte richtig managen - Das Projektbüro der EBZ Akademie als Erfolgsfaktor

Neben dem Tagesgeschäft ein (Sonder-)Projekt, wie die Einführung einer Mieter-App abzuwickeln, ist nicht einfach. Diese Erfahrung haben bereits viele Unternehmen und Mitarbeiter der Wohnungs- und Immobilienwirtschaft gemacht. Projektmanagement „bloß nebenbei“ gestaltet sich schwierig. Werden beispielsweise Verantwortliche, Zuständigkeiten, Aufgaben und Deadlines nicht konkret im Vorfeld abgestimmt, ist das Projekt zum Scheitern verurteilt.
„Auch wir in der EBZ Akademie haben zahlreiche Projekte neben dem Tagesgeschäft. Durch die Einführung von einheitlichen Projektmanagementstandards sollen Projekte noch effektiver und effizienter gestaltet werden. Deshalb wollten wir selbst ausprobieren, wie es ist, ein solches Instrument in der Akademie zu etablieren. Von nun an können wir unsere Erfahrungen an unsere Kunden weitergeben. Wir unterstützen sie bei der Durchführung ihrer Projekte durch die Etablierung eines Projektbüros und den Aufbau von Projektstrukturen im Unternehmen“, so Madeleine Thon, Teamleiterin Verwaltungsmanagement der EBZ Akademie.

Fünf goldene Regeln für erfolgreiches Projektmanagement

1. Aufklärungsgespräch
In diesem Erstgespräch werden Verantwortliche, Zuständigkeiten und Aufgaben zwischen Auftraggeber und Projektleiter abgestimmt. Projektschritte werden in Meilensteinen festgehalten und die Ressourcen geplant. Mögliche Risiken werden ebenfalls betrachtet. Das Gespräch endet mit der Definition einer konkreten Zielsetzung sowie einem Zeitplan.

2. Definition von Meilensteinen und Sprints
Die Meilensteine dienen als Etappenziele, die es Schritt für Schritt zu erreichen gilt. In Sprints von maximal 2 Wochen werden dann definierte Arbeitspakete fokussiert bearbeitet. Während eines Sprints ist das Tagesgeschäft der Projektarbeit untergeordnet.

3. Projektleiter-Treffen
In einem monatlichen Projektleiter-Treffen bringen sich alle Beteiligten auf den aktuellen Stand der Dinge, tauschen sich aus und beleuchten die abgeschlossenen und bevorstehenden Meilensteine. Sollte ein Projekt nicht planmäßig ablaufen, wird dies in dem Treffen erkannt.

4.Deeskalationskonzept
Das vorhandene Deeskalationskonzept stellt einen strukturierten Fahrplan dar, wenn einmal ein Projekt aus verschiedenen Gründen nicht nach Plan verläuft. „Eine regelmäßige Kommunikation zwischen Auftraggeber und Projektleiter ist ein wesentliches Erfolgskriterium. So können frühzeitig Maßnahmen abgestimmt und eingeleitet werden, wenn ein Projekt zu scheitern droht“, so Madeleine Thon.

5. Evaluation
Nach Umsetzung des Projekts erfolgt ein Abschlussgespräch. Hier werden Problematiken, Verbesserungsvorschläge und gelungene Abläufe des Projektmanagements gemeinsam reflektiert. Jedes Projekt ist zwar auf seine Art und Weise einzigartig, schafft aber Erfahrungswerte, die neuen Projekten und auch allen Projektbeteiligten persönlich einen Mehrwert liefern können.